Wypowiedzenie umowy o pracę to najczęściej stosowany tryb rozwiązania stosunku pracy. Pracodawcy, którzy planują rozstać się za wypowiedzeniem z pracownikiem zatrudnionym na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony, muszą pamiętać o podaniu przyczyny takiego wypowiedzenia. Właściwe  uzasadnienie ma decydujące znaczenie w przypadku późniejszego sporu w sądzie pracy o przywrócenie zwolnionego pracownika do pracy.

Utrata zaufania

Często w praktyce pracodawcy, którzy nie są zadowoleni ze swoich podwładnych, wskazują jako przyczynę wypowiedzenie utratę zaufania do danego pracownika. Zgodnie z orzecznictwem Sądu Najwyższego przyczyna wypowiedzenia powinna być przede wszystkim prawdziwa i konkretna. Potwierdza to wyrok Sądu Najwyższego z 13 października 1999 r. (I PKN 304/99, OSNAPiUS 2001, nr 4, poz. 118), w którym sąd wskazał, iż podanie przyczyny pozornej (nierzeczywistej, nieprawdziwej) jest równoznaczne z brakiem jej wskazania. Ponadto należy zadać sobie pytanie, czy podanie w wypowiedzeniu jako jego przyczyny „utraty zaufania” do pracownika spełnia wymóg konkretności.

W tym kontekście należy przytoczyć twierdzenie Sądu Najwyższego z wyroku z 2 września 1998 r. (I PKN 291/98, OSNAPiUS 1999, nr 18, poz. 577), w którym stwierdził on, że konkretność wskazania przyczyny należy oceniać z uwzględnieniem innych, znanych pracownikowi okoliczności uściślających tę przyczynę, czyli np. pisemnych ocen okresowych danego pracownika, w których następowałoby dokładne wyjaśnienie, co pracodawca rozumie pod ogólnym stwierdzeniem „utraty zaufania” do pracownika. Częstym rozwiązaniem stosowanym przez pracodawców wypowiadających umowy o pracę z przyczyny utraty zaufania  jest wskazanie w wypowiedzeniu krótkiego opisu działań pracownika, które uznaje on za naruszające więź zaufania łączącą go z pracownikiem. Pracodawca musi również pamiętać o dostarczeniu pracownikowi pisma z wyjaśnieniem, co zdaniem pracodawcy stanowi przyczynę wzmiankowanej utraty zaufania – pismo powinno być doręczone pracownikowi wcześniej lub równocześnie z pismem zawierającym wypowiedzenie umowy.

Utrata zaufania do pracownika jest w aktualnym orzecznictwie uważana za usprawiedliwioną przyczynę wypowiedzenia umowy o pracę. W wyrokach z 25 listopada 1997 r. (I PKN 385/97 OSNAPiUS Nr 18/1998, poz. 538), i z 5 marca 1999 r. (I PKN 623/98, OSNAPiUS Nr 9/2000, poz. 343) Sąd Najwyższy przyjął, że utrata zaufania do pracownika może stanowić przyczynę uzasadniającą wypowiedzenie umowy o pracę, jeżeli znajduje oparcie w przesłankach natury obiektywnej oraz racjonalnej i nie jest wynikiem arbitralnych ocen lub subiektywnych uprzedzeń. W praktyce pracodawca musi być przygotowany do udowodnienia faktów, na których opiera swoje twierdzenie o utracie zaufania do pracownika. Dlatego też decydując się na wskazanie takiej przyczyny wypowiedzenia, pracodawca powinien najpierw zastanowić się czy jego osąd jest obiektywny i czy fakty, na których go opiera są możliwe do udowodnienia przed sądem.

Pracodawca może utracić - niezbędne z punktu widzenia prawidłowego wykonywania umowy o pracę przez swego zastępcę - zaufanie nie tylko wówczas, gdy zasadnie przypisuje mu winę w niedopełnieniu obowiązków, lecz także gdy jego zachowanie jest obiektywnie nieprawidłowe, budzące wątpliwości co do rzetelności postępowania, nawet jeśli nie dochodzi do naruszenia obowiązków pracowniczych. Przykładowo w sytuacji, gdy członek kadry kierowniczej podejmuje działania niezgodne z obowiązującym w przedsiębiorstwie kodeksem etycznym, ale nie narusza jednocześnie przepisów prawa, może utracić zdaniem Sądu Najwyższego zaufanie pracodawcy i ten fakt może stanowić wraz z odpowiednim uzasadnieniem przyczynę wypowiedzenia.

Ponadto można rozpatrywać sytuację, w której pracodawca utracił zaufanie z powodu działań pracownika, które jednakże nie były zawinione. W takim przypadku zdaniem Sądu Najwyższego wyrażonego w wyroku z 14 października 2004 r. (I PK 697/2003, OSNP 2005/11 poz. 159) utrata zaufania uzasadnia wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony, jeżeli pracownikowi można postawić zarzut nadużycia zaufania pracodawcy, choćby w sposób niestanowiący naruszenia obowiązków pracowniczych. Nadużycie zaufania musi wiązać się z takim zachowaniem pracownika, które może być obiektywnie ocenione jako naganne, także wtedy, gdy jest niezawinione.

Nieefektywność pracownika

Często zdarza się, iż możliwości pracownika rozmijają się zasadniczo z oczekiwaniami pracodawcy, który wypowiada pracownikowi umowę o pracę z powodu jego nieefektywności lub niewłaściwego wywiązywania się z obowiązków służbowych. Takie sformułowanie niesie ze sobą pewne ryzyko. Zgodnie z orzeczeniem Sądu Najwyższego z 1 października 1997 r. (I PKN 315/97, OSNAPIUS 1998, nr 14, poz. 427) wskazanie w piśmie wypowiadającym pracownikowi umowę o pracę jako przyczyny wypowiedzenia niewłaściwego wywiązywania się z obowiązków nie stanowi, zgodnie z art. 30 § 4 Kp, wystarczającej przyczyny wypowiedzenia. Także w wyroku z 12 grudnia 2001 r. (I PKN 726/2000, OSNP 2003/23 poz. 566) Sąd Najwyższy uznał, że niespełnienie oczekiwań pracodawcy w związku z zajmowanym stanowiskiem wskazane jako przyczyna wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony, bez konkretyzacji, o jakie oczekiwania pracodawcy chodziło i w czym się przejawiały, nie może być uznane za konkretną i rzeczywistą przyczynę uzasadniającą wypowiedzenie w rozumieniu art. 45 § 1 Kp.

Jednakże zgodnie z orzeczeniem Sądu Najwyższego z 24 lutego 1998 r. (I PKN 538/97, OSNAPiUS 1999, nr 3, poz. 86) wskazanie jako przyczyny wypowiedzenia „braku dyscypliny pracy” nie narusza wyżej wzmiankowanego przepisu, jeżeli w okolicznościach sprawy stanowi uogólnienie zarzutów skonkretyzowanych wcześniej w pismach doręczonych pracownikowi i zamieszczonych w aktach sprawy. Mając to na uwadze, pracodawcy powinni pamiętać o uprzednim przygotowaniu wszelkich dokumentów mogących doprecyzować ogólnie sformułowaną przyczynę wypowiedzenia i tym samym uczynić ją konkretną. Jednocześnie pracodawca nie może wykazać zasadności wypowiedzenia umowy o pracę poprzez inną przyczynę, niż wskazana w wypowiedzeniu. Podobnie stwierdził Sąd Najwyższy w wyroku z 19 lutego 1999 r. (I PKN 571/98, OSNAPiUS 2000, nr 7, poz. 266).

W niektórych przypadkach wykonywanie pracy przez pracowników jest nie tylko nieefektywne, ale także nieskuteczne. Podanie przyczyny wypowiedzenia jako „bezczynności i bierności”, zdaniem Sądu Najwyższego stanowi uzasadnioną przyczynę wypowiedzenia i nie oznacza przerzucenia na pracownika ryzyka osiągnięcia efektu działania pracodawcy. (wyrok SN z 5 grudnia 2000 r., I PKN 124/2000, OSNAPiUS 2002/15 poz. 354).

Nieobecności pracownika

Częste nieobecności pracownika usprawiedliwione, bądź nieusprawiedliwione poważnie destabilizują organizację pracy. W takiej sytuacji pracodawcy decydują się często na wypowiedzenie umowy o pracę z powodu częstych nieobecności pracownika. Takie wypowiedzenie można uznać za uzasadnione i konkretne w sytuacji, w której pracodawca wskaże ilość, przyczyny i charakter (czy są usprawiedliwione czy też nie) poszczególnych nieobecności.
Należy podkreślić, iż zdaniem Sądu Najwyższego, wyrażonego w wyroku z 14 maja 1999 r. (I PKN 47/99, OSNAPiUS 2000, nr 14, poz. 548) wskazanie faktów i rzeczowych okoliczności dotyczących osoby pracownika bądź jego zachowania w procesie pracy lub zdarzeń, także od niego niezależnych, mających wpływ na decyzje pracodawcy, spełnia warunek podania konkretnej przyczyny wypowiedzenia umowy o pracę. Należy podkreślić, iż zgodnie z powyższym twierdzeniem częste nieobecności pracownika, nawet spowodowane chorobą, czyli od niego niezależne, mogą stanowić przyczynę wypowiedzenia umowy o pracę.

Pracodawcy wypowiadający umowy na czas nieokreślony powinni bardzo uważnie dobierać przyczyny takiego wypowiedzenia, ponieważ pracownik w sądzie pracy, w przypadku niewłaściwego wskazania tej przyczyny, może domagać się nie tylko przywrócenia do pracy, ale także odszkodowania. Zgodnie z orzeczeniem Sądu Najwyższego z 9 stycznia 2004 r. (III APa 139/2003, Prawo Pracy 2004/5 str. 46) za podstawowe kryterium ustalenia tego odszkodowania w granicach przepisu należy uznać wysokość szkody. Szkodą w tym przypadku będzie utrata spodziewanych zarobków spowodowana bezpodstawnym wypowiedzeniem umowy o pracę.